Office排版与技巧

本文最后更新于 2026年4月20日 凌晨

本文主要分享了 Microsoft Office 的排版与技巧。

文档排版步骤

例如，当对参考文献列表中的文献条目进行插入、删除等操作后，引用编号不会随之更新。若要更新引用编号，则需进行以下操作：

  • 按 Ctrl+A 快捷键选中全文，然后按 F9 键即可更新引用编号。

  • 或者选中需要更新编号的部分，点击鼠标右键，选择更新域代码即可。

要在 Word 中锁定域以防止编辑，可以按照以下步骤操作：

  • 锁定域：选中需要锁定的域，然后按下 “Ctrl+F11” 组合键，这样该域就被锁定了，无法被修改。
  • 解除锁定：如果需要解除域的锁定，可以单击该域，然后按下 “Ctrl+Shift+F11” 组合键。
  • 这种方法可以有效防止域内容被意外修改，确保文档的完整性。
  • 在转换为PDF时，锁定域可以避免图表等内容的自动更新。

  1. 审阅原文档中设置在文中的样式。显示、更新正文、标题和题注样式。样式

    原文档设置过的样式会随着样式被修改而自动更新。如果牵一发而动全身的话，不妨新建样式，需要时点击应用。

  2. 设置多级标题样式。

  3. （参考文献处）插入和设置各处的分节符（方便不同页码格式）。

  4. 设置脚注、尾注。

  5. （文献编号样式）。

  6. 图片大小。

  7. 公式、图、表标号和引用使用“引用”选项卡中的“插入题注”和“交叉引用”。交叉引用

  8. 插入参考文献。

另外，可以选择开启：文件-选项-高级-图像大小和质量：取消勾选“放弃编辑数据”，勾选“不压缩文件中的图像”，默认分辨率：高保真。

字体、段落、行距

字体

字体字号磅数大小对照表:

中文字号 英文字号（磅） 毫米 像素
1英寸 72pt 25.30mm 95.6px
大特号 63pt 22.14mm 83.7px
特号 54pt 18.97mm 71.7px
初号 42pt 14.82mm 56px
小初 36pt 12.70mm 48px
一号 26pt 9.17mm 34.7px
小一 24pt 8.47mm 32px
二号 22pt 7.76mm 29.3px
小二 18pt 6.35mm 24px
三号 16pt 5.64mm 21.3px
小三 15pt 5.29mm 20px
四号 14pt 4.94mm 18.7px
小四 12pt 4.23mm 16px
五号 10.5pt 3.70mm 14px
小五 9pt 3.18mm 12px
六号 7.5pt 2.56mm 10px
小六 6.5pt 2.29mm 8.7px
七号 5.5pt 1.94mm 7.3px
八号 5pt 1.76mm 6.7px

段落、行距

在 “布局”-“页面设置”-右下角“更多”-“文档网格” 的“行数”栏中有一个“跨度”值，这个“跨度”就是1倍行距，行距的倍数就受到“跨度”的影响。例如，1.5倍行距就是“跨度”的1.5倍。因此，不同字体大小的行间距的1.5倍也是完全不同的。（这个说法仅供参考，未必绝对正确）

A4:

  • 1倍行距——固定值15.6磅。
  • 1.5倍行距——固定值23.4磅。

样式

原文档设置过的样式会随着样式被修改而自动更新。如果牵一发而动全身的话，不妨新建样式，需要时点击应用。

  1. 开始-样式-翻动找到想要修改的样式-右键-修改。
    1. 对于没有找到的样式: 点击“更多”（点击样式栏右下角）打开“样式”窗口-点击底部的“管理样式”-推荐-翻动选中想要显示的样式-设置查看推荐的样式时是否显示该样式: 显示。
    2. 对于不希望显示在样式栏的样式，选择“使用前隐藏”。
    3. 同时，可以通过“设置按推荐的顺序排序时所采取的优先级”来调整显示在样式栏的顺序。
  2. 打开“修改样式”窗口后，修改: 样式基准、后续段落样式；点击左下角“格式”，修改字体、段落。
  3. 依次修改正文、各级标题和题注样式。其中，尤其是正文的样式，修改后可能会直接改变原文档的排版。因此建议新建样式，例如“正文-1”。然后在设置各级标题和题注样式时，在“后续段落样式”处选择“正文-1”。

多级标题

前期工作：设置好各级标题的样式。

  1. 开始-段落-多级列表-定义新的多级列表。

  2. 打开定义新多级列表窗口后，首先点击左下角的”更多“。

    1. 单击要修改的级别: 1。

    2. 将级别链接到样式: 标题 1

    3. 编号格式-此级别的编号样式。

    4. 编号格式-输入编号的格式。

    5. 位置（-设置所有级别）-编号对齐方式、对齐位置、文本缩进位置。

      • 对齐位置 = 编号（数字/符号）本身 距离页面左边缘有多远。
      • 文本缩进 = 编号后面的文字 距离页面左边缘有多远。

    6. 编号之后: 空格。

    7. 依次修改各级别。

    8. 确定。

  3. 后续希望继续修改当前的多级标题样式时，仍然是开始-段落-多级列表-定义新的多级列表。

一般的各级标题序号为: 1, 1.1, 1.1.1。因此，编号格式-此级别的编号样式: 1,2,3,...

对于序号要求为: 一, 1.1, 1.1.1，如果一级标题选择编号格式-此级别的编号样式: 一,二,三,...则后续的编号默认是一.1, 一.1.1。这种情况下，可以通过依旧设置一级标题选择编号格式-此级别的编号样式: 1,2,3,...然后在文档中在一级标题的后面手动加入”一、“，再选中一级标题前面的”1.“，右键-字体-效果-勾选”隐藏“，来达到”一, 1.1, 1.1.1“的效果。

交叉引用

前期工作：设置完“题注”的样式和多级标题。

交叉引用和文献标号绑定，只有对标号的操作才会导致更新的发生。即只对文献的增加和删除，更新阈操作才有效。其他操作会导致找不到引用源或者出现错误引用，如本来标号为[2]和[3]的参考文献，你只将[2]和[3]后面的内容进行交换，此时对文章进行更新阈，并不会导致文中的参考文献引用的变化。此处需要将[3]删除，然后再插入到[2]前面，或者其他类似的做法，这样可以使得更新阈操作有效。

对于编号（序号）列表，如果想在已有编号（如编号7）前插入一个新编号（编号7变编号8），且保证被交叉引用的编号7会自动变成编号8，则应该在编号6结尾回车（或主动在编号6和原编号7之间插入空行和点击“编号”以插入新编号）以生成新的编号7，且编号7自动变成编号8。不能在编号7开头回车以把原来编号7的内容“挤到”编号8去，这样做的话交叉引用的还会是编号7而不会变成更新后的编号8。

为什么会出现这样的情况，我想大概是与word的编号逻辑有关。

  1. 在编号6结尾回车以生成新的编号7（或主动在编号6和原编号7之间插入空行和点击“编号”以插入新编号），则原编号7及其交叉引用的“标签”都会随之变化。也就是必须保证原编号的“标签”自动更新了。
  2. 在编号7开头回车以把原来编号7的内容“挤到”编号8去，则编号7的“标签”并没有变，那么交叉引用的“标签”就不会变。

上述问题在题注为表题时换汤不换药。因此，想在表题前插入一行，不要在表题所在行首按下回车键，这会导致表题的域名被更新为新建行的内容。而要在表题上方一行的末尾按下回车，这样更新域后没有问题。

  1. 引用-题注-插入题注-打开“题注”窗口。
  2. 如果没有想要的标签，可以点击选项-“新建标签”。
  3. 点击“编号”，选择想要的编号格式。（可能需要提前正确设置好多级标题样式）
  4. 插入题注后，在需要引用的地方，点击“引用”-题注-交叉引用。
  5. 在“交叉引用”窗口设置“引用类型”、“引用内容”，选择“引用哪一个题注”后，点击右下角“插入”。

分节符

如何给文档分节呢？只要在每一个要分节部分的第一个字的前面插入分节符即可。例如：我们给第一部分和第二部分分节，就把光标置于摘要前面，点击“布局”-“页面设置”-“分隔符”-“分节符”-“下一页”即可。

点击“开始”-“段落”-“显示/隐藏编辑标记”按钮，可显示或隐藏分节符。

尾注

运用插入尾注的方法来插入参考文献比较简单，适用于我们写期刊文献。在 Word 中可以通过双击标注到指定参考文献位置，或者双击参考文献自动定位到文中引用的地方，非常方便。

  • 基本操作：

    1. 打开Word，指定需要添加参考文献的地方，选择引用-插入尾注。

    2. 从知网上复制参考文献，并粘贴到所需插入的位置。

  • 设置尾注格式：

    • Word 默认情况下，在第一篇参考文献前面有一条短横线，如果参考文献跨页了，在跨页的地方还有一条长横线，这些线无法选中，也无法删除。这是尾注的标志，但一般科技论文格式中都不能有这样的线，删除办法如下：
      1. 切换到大纲视图：视图-视图-大纲。
      2. 切换到大纲视图后，引用-显示备注。
      3. 左下角选择“尾注分隔符”，这时那条短横线出现了，选中它，删除。
      4. 再在下拉菜单中选择“尾注延续分隔符”，这是那条长横线出现了，选中它，删除。
      5. 完成后，视图-视图-页面视图。横线消失了。
    • 删除尾注开头的空行。空行是因为删除了尾注横线后所留。
      1. 如上操作，视图-草稿；引用：显示备注；尾注：尾注分隔符 & 尾注延续分隔符-右键：段落-行距：固定值，0.7 磅（够小就行）。

  • 更改编号格式（i, ii -> 1, 2）：

    1. 引用-脚注-更多（点击脚注栏右下角）。
    2. “脚注和尾注”窗口-格式-编号格式-应用。

  • 给正文尾注左右添加中括号：

    1. 开始-编辑-替换-更多-特殊格式-尾注标记。也可以直接在“查找内容”处输入: ^e。
    2. 在“替换为”处输入: [^&]。

  • [1][2] 变 [1,2]

    1. 选中中间的][，右键-字体-效果-勾选: 隐藏。
    2. 在[12]的12中间添加一个,，后选中,-开始-字体-设置为上标。

  • 在任意位置处添加尾注（参考文献）：

    1. 引用-脚注-更多（点击脚注栏右下角）。
    2. “脚注和尾注”窗口-位置-尾注: 节的结尾-应用更改-将更改应用于: 本节-窗口右下角:应用。
    3. 自定义各节的结尾是否显示尾注（一般在参考文献节显示，其它节不显示）：
      1. 布局-页面设置-更多（点击页面设置栏右下角）。
      2. 页面设置窗口-布局-节-不勾选“取消尾注”。

插入参考文献

方法

方法一: 使用尾注。

方法二: 使用交叉引用。

该方法在后期在论文中间新增和删除被引用的文献时，没有方法一方便。特别是在顺序引用时，需要明确文献的新增位置和之前被引用过的地方。

新增编号时要在上一个编号处按回车来新增编号。如果是在当前编号处按回车来下移编号，更新交叉引用不会更新编号的。即：

1
2
[13] 文献13的内容【要在这里按回车】
[14] 【不要在这里按回车】文献14的内容

删掉某一文献的编号并更新域后：

  • 该文献被交叉引用的位置显示“错误！未找到引用源”。即使新增会编号也无济于事，因为新增的编号相当于一个新的标签了。除非执行“撤销”操作。

  • 其后的文献列表编号顺序向前递进一位，更新域后编号正常引用。

  1. 首先在参考文献部分使用列表编辑参考文献。单击“开始—>段落—>编号”定义并插入一个方括号样式的列表。按照文章中参考文献出现顺序编辑参考文献列表。

  2. 将光标置于正文需要引用参考文献的地方，选择“插入—>交叉引用—>编号项”，在编号项列表中找到需要引用的参考文献，引用内容选择段落编号，点击插入即可在正文部分插入引用编号。

  3. 当对参考文献列表中的文献条目进行插入、删除等操作后，引用编号不会随之更新。若要更新引用编号，则需进行以下操作：按 Ctrl+A 快捷键选中全文，然后按 F9 键即可更新引用编号。或者选中需要更新编号的部分，点击鼠标右键，选择更新域代码即可。

  4. 其它对参考文献的格式配置见此处。

方法三：使用专业的文献管理软件，比如Zotero、EndNote。

查找引用

  1. 开始-编辑-查找-高级查找：

  2. 更多-勾选“使用通配符”。

  3. 在 “查找内容” 框中输入以下代码：

    1
    \[[0-9]{1,}\]
    • \[ ：匹配左方括号 [（因为 [ 是特殊字符，所以需要加 \ 转义）。
    • [0-9] ：匹配任意一个数字 0 到 9。
    • {1,} ：表示前面的数字重复 1次或多次（这样可以匹配 [1] 也可以匹配 [100]）。
    • \] ：匹配右方括号 ]。

    更宽松的查找：\[*\]

  4. 查找下一处。可以在更多-搜索里指定搜索方向：向上、向下、全部。

替换为上标格式

  1. 开始-编辑-替换：
  2. 查找内容：\[[0-9]{1,}\]
  3. 替换为：^& （代表查找到的原内容）
  4. 光标停在“替换为”框中，点击下方格式-字体-勾选“上标”。
  5. 替换。

确定光标前文献引用的最大序号

新建VBA宏

需要保证正文里的所有参考文献引用的表现形式是统一的[num]。

除参考文献引用外，正文中尽量不要出现其他形如[num]的写法。

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Sub GetMaxCitationBeforeCursor_AndSuggestNext()
    Dim rng As Range
    Dim txt As String
    Dim regEx As Object
    Dim matches As Object
    Dim m As Object
    Dim num As Long
    Dim maxNum As Long
    Dim nextNum As Long
    
    Set rng = ActiveDocument.Range(Start:=0, End:=Selection.Start)
    txt = rng.Text
    
    Set regEx = CreateObject("VBScript.RegExp")
    With regEx
        .Global = True
        .IgnoreCase = True
        .Pattern = "\[(\d+)\]"
    End With
    
    maxNum = 0
    
    If regEx.Test(txt) Then
        Set matches = regEx.Execute(txt)
        
        For Each m In matches
            num = CLng(m.SubMatches(0))
            If num > maxNum Then
                maxNum = num
            End If
        Next m
        
        nextNum = maxNum + 1
        
        MsgBox "当前光标前已引用的最大参考文献编号是 [" & maxNum & "]" & vbCrLf & _
               "如果此处插入一篇首次出现的新文献，通常应排在参考文献第 [" & nextNum & "] 项。", _
               vbInformation, "参考文献编号检查"
    Else
        MsgBox "当前光标前未找到形如 [数字] 的参考文献引用。" & vbCrLf & _
               "如果这里是正文中的第一篇文献，则可从 [1] 开始。", _
               vbExclamation, "参考文献编号检查"
    End If
End Sub

自定义目录

[Word系列]1.Word自动生成的目录更改格式和字体

  1. 顶部工具栏-引用-目录-目录-自定义目录。
  2. 目录窗口-常规-点击右下角的“修改”。
  3. 选中“TOC 1”（目录1），点击左侧的“修改”，进入“修改样式”界面。剩下的配置操作与修改样式相同。
  4. 依次修改其它级别的目录。
  5. 确定。
  6. “是否替换当前目录？”是。
  7. 完成。

手写样式

  1. 下载手写字体，例如“陈静的字完整版”、“萌妹子体”和“李国夫手写体”。

  2. （可选）制作一个属于你自己的字体，例如，方正有一个APP现在叫手迹造字。

  3. 在 Word 中，依次点击”文件”->”选项”->”信任中心”->”信任中心设置”->”宏设置”-”启用所有宏设置”。

  4. 依次点击”视图”->”宏”，输入名字，”字体修改”，在跳出来的窗口中，复制进代码：

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    Sub 字体修改()
    '
    ' 字体修改 宏
    '
        Dim R_Character As Range


        Dim FontSize(5)
        ' 字体大小在5个值之间进行波动，可以改写
        FontSize(1) = "21"
        FontSize(2) = "21.5"
        FontSize(3) = "22"
        FontSize(4) = "22.5"
        FontSize(5) = "23"



        Dim FontName(3)
        '字体名称在三种字体之间进行波动，可改写，但需要保证系统拥有下列字体
        FontName(1) = "陈静的字完整版"
        FontName(2) = "萌妹子体"
        FontName(3) = "李国夫手写体"

        Dim ParagraphSpace(5)
        '行间距 在一定以下值中均等分布，可改写
        ParagraphSpace(1) = "12"
        ParagraphSpace(2) = "13"
        ParagraphSpace(3) = "20"
        ParagraphSpace(4) = "7"
        ParagraphSpace(5) = "12"

        '不懂原理的话，不建议修改下列代码

        For Each R_Character In ActiveDocument.Characters

            VBA.Randomize

            R_Character.Font.Name = FontName(Int(VBA.Rnd * 3) + 1)

            R_Character.Font.Size = FontSize(Int(VBA.Rnd * 5) + 1)

            R_Character.Font.Position = Int(VBA.Rnd * 3) + 1

            R_Character.Font.Spacing = 0


        Next

        Application.ScreenUpdating = True



        For Each Cur_Paragraph In ActiveDocument.Paragraphs

            Cur_Paragraph.LineSpacing = ParagraphSpace(Int(VBA.Rnd * 5) + 1)


        Next
            Application.ScreenUpdating = True


    End Sub

  5. 完成。

宏

录制宏

录制宏时，能使用快捷键操作就使用快捷键，而不是鼠标点击和选择。

  1. 点击 Word 顶部菜单栏的 “视图” (View) > “宏” (Macros) > “录制宏” (Record Macro)。
  2. 宏名：输入一个名字，例如 FirstLineIndent2（或者中文 首行缩进2字符）。
  3. 将宏保存在：选择 “所有文档 (Normal.dotm)”（这样你在任何 Word 文档里都能用）。
  4. 点击 “确定” 开始录制（此时鼠标指针旁会出现一个小磁带图标）。
  5. 执行操作：
    • 在任意空白处右键点击，选择 “段落” (Paragraph)。
    • 在“缩进和间距”选项卡下，找到 “特殊格式” (Special)。
    • 选择 “首行缩进” (First line)。
    • 在后面的磅值/字符值框中，确保显示为 “2 字符”（如果是数字如 14.9 磅，手动改为 2 字符 或 2 ch）。
    • 点击 “确定” 关闭段落对话框。
  6. 停止录制：
    • 点击底部状态栏的 “停止录制” 方块，或者去 “视图” > “宏” > “停止录制”。

新建VBA宏

  1. 打开 Word。
  2. 按 Alt + F11。
  3. 在左侧找到（点击）你的文档（只适用于本文档），或 Normal 模板（适用于全局）。
  4. 菜单选择：插入 > 模块。
  5. 在新模块中加入VBA代码。对于Normal模板，也可以直接添加在Normal-模块-NewMacros里，这应该录制的宏对应的代码位置。
  6. Ctrl+S保存。
  7. 回到 Word。
  8. 完成。

运行宏

  1. 顶部工具栏-视图-宏-查看宏（Alt+F8）。
  2. 选中指定的宏，点击右侧的“运行”。

如果嫌麻烦，可以将宏添加到“快速访问工具栏”：

  1. 顶部工具栏-文件-选项-快速访问工具栏。
  2. 从下列位置选择命令：宏
  3. 找到（点击）指定的宏。
  4. 点击中间的“添加”，宏就被添加到右侧了。
  5. 窗口右下角-确定。
  6. 这样，指定的宏就出现在了word窗口左上角的“快速访问工具栏”，点击即可运行。

为了更便捷，还可以新增快捷键。

visio

配置

  • 顶部工具栏-设计-页面设置-大小-A4
  • 顶部工具栏-开始-字体-大小-12pt
  • 顶部工具栏-视图-显示-勾选“标尺”、“分页符”、“网络”、“参考线”
  • 顶部工具栏-视图-视觉帮助-更多（栏右下角符号）（Alt+F9）-对齐和粘附
  • 在 文件 > 选项 > 自定义功能区 中勾选“开发工具”。虽然新手初期用不到太深，但在批量修改形状属性或调试宏时非常有用。

技巧

  • 新建文件时先选一个“模板/绘图类型”（Template）。模板本质上是帮你预置好页面大小、标尺网格、默认图形库（stencils）、主题样式等。选错也没关系，后面随时可以换主题、换页面大小、再开其它图形库。
  • 选择正确的模板，一般选：
    • 常规-基本框图
    • 流程图-基本流程图
  • 只用开始-工具-连接线，别用普通直线硬连。
  • 导出图片：文件-导出-更改文件类型-jpg：
    • 常规-质量：100%
    • 分辨率：打印机（或自定义）
  • 选中多个形状，使用 开始 > 排列 > 对齐 和 重新调整位置（如“横向分布”），一键让杂乱的图变得整齐划一。
  • 自由地在两个形状的任意边界位置添加连线？手动添加“连接点”，开始-工具-连接点。

适用场景

软件 更适合什么 核心原因
Visio 流程图、框图、系统结构图、规范化关系图 它是“结构化绘图工具”，连接关系和布局管理更强
PowerPoint 图片拼版、结果图整合、示意图美化、答辩图 它是“自由排版工具”，插图与组合排版更灵活

容器功能与组合功能的区别

特性 容器 (Container) 组合 (Group)
核心关系 包含关系 (Parent-Child) 强调“内部”与“外部”的空间归属。 集合关系 (Collection) 强调将多个独立对象捆绑成一个整体。
大小调整 动态/自动 随内部内容的增减或移动自动扩大/缩小。 静态/手动 内部内容移出边界，组合框不会自动变大；需手动拉伸。
添加内容 智能吸附 将形状拖入容器区域，自动成为其“子元素”。 无逻辑关联 形状只是视觉上在框内，逻辑上并未“进入”组合，除非重新执行组合命令。
标题栏 原生支持 可直接在容器属性中添加/编辑标题。 不支持 需手动添加文本框并组合进去。
视觉样式 通常有专门的背景填充和边框样式，强调区域感。 只是多个形状的集合，默认没有统一的背景（除非特意画个矩形再组合）。
删除行为 删除容器本身，可以选择保留内部形状。 删除组合，通常会解散组合或连同内部形状一起删除（取决于操作）。
适用场景 架构图中的子系统、泳道、逻辑分区、云环境范围。 一个由多个零件组成的单一设备（如一台服务器由机箱+屏幕组成）、固定的图标集合。

如果选错了绘图类型，怎么改？

方法一：直接添加缺失的形状库（最推荐，保留当前内容）

如果你只是发现左侧缺少某些图标（例如选了“基本流程图”但突然想画个“数据库”），不需要换模板，直接加形状即可。

  1. 点击顶部菜单的 更多形状 (More Shapes)。
  2. 在弹出的菜单中，你会看到按类别分类的形状库（如“网络”、“工程”、“商务”等）。
  3. 找到你需要的类别，点击对应的子菜单（例如 网络 > 基本网络形状）。
  4. 该形状库会立即出现在左侧边栏中，你可以直接拖拽使用。
    • 技巧：你可以同时打开十几个不同的形状库，它们会堆叠在左侧，互不干扰。

方法二：更换当前文件的模板基础（彻底切换风格）

如果你想把整个文件的默认设置（如背景、主题、默认线条风格）完全换成另一种模板的风格：

  1. 点击左上角的 文件 (File)。
  2. 点击 新建 (New)。
  3. 此时你会看到模板选择界面。不要关闭当前文件。
  4. 选择你想要的那个正确模板（例如“跨职能流程图”）。
  5. 点击 创建 (Create) 。
    • 注意：这会打开一个新窗口（新文件）。
  6. 回到旧文件，按 Ctrl+A 全选所有图形，Ctrl+C 复制。
  7. 切换到新文件，Ctrl+V 粘贴。
    • Visio 通常能很好地保留格式。如果某些形状在新模板中不存在，Visio 会保留它们，只是可能失去一些智能连接特性。
  8. 保存新文件，删除旧文件即可。

方法三：调整页面设置（如果是尺寸或方向错了）

如果你选的模板是对的，但是页面大小（如 A4 变成了 Letter）或方向（横向变成了纵向）不对：

  1. 点击顶部菜单的 设计 (Design) 选项卡。
  2. 在 页面设置 (Page Setup) 区域：
    • 点击 大小 (Size) 修改纸张尺寸（可以直接输入厘米数，适合论文）。
    • 点击 方向 (Orientation) 切换横向/纵向。
    • 点击 背景 (Background) 修改背景。
  3. 这些设置可以随时无限次修改，不影响已画好的图形。

Adobe Acrobat DC

高质量打印

Word文档顶部栏的Acrobat加载项-创建Adobat PDF-首选项-设置-PDFMarker设置-转换设置，有如下选项。经实测，对于文档中图像的压缩程度由小到大为：

  • 印刷质量
  • 高质量打印
  • 标准
  • 超大页面
  • 最小文件大小

如果连“印刷质量”打印出的PDF中图像的质量还不能满意，可以自定义打印质量：

  1. “转换设置”选择“印刷质量”后，点击下方的“高级设置”。

  2. 点击左侧“图像”栏，提高右侧的6个“像素/英寸”数。

    直接把压缩关掉的话生成的PDF文档大小会很大，比原Word文档都大。因此，把这里的压缩上限设置高于Word文档中图片的分辨率即可。

  3. 修改完成后，点击下方的“另存为”，保存路径默认为：C:\Users\25655\AppData\Roaming\Adobe\Adobe PDF\Settings，保存为，例如，自定义高质量.joboptions。

  4. 后续打印时在“转换设置”中选择“自定义高质量”即可。

Word顶部栏-文件-打印-打印机选择“Microsoft Print to PDF”打印出的质量还好，文件大小与Adobat的“印刷质量”接近，且图像清晰度要更高。也比“自定义高质量”打印出的文件要小。

打印不含批注

  1. Word文档顶部栏的Acrobat加载项-创建Adobat PDF-首选项-Word-Word功能-取消勾选“将显示的批注转换为Adobe PDF附注(N)”-确定。
  2. 顶部栏-审阅-标记-把右上角的“所有标记”换成“无标记”。
  3. 顶部栏-Acrobat-创建PDF。

快捷键

Word

设置快捷键：

文件-选项-自定义功能区（左下方）-键盘快捷键：自定义

功能 快捷键
字体 Ctrl+D
粘贴选项-只保留文本 类别：所以命令-命令：PasteTextOnly-新快捷键：Ctrl+Shift+V
段落 类别：“开始”选项卡-命令：FormatParagraph-新快捷键：Alt+P
左对齐 Ctrl+L
居中对齐 Ctrl+E
左对齐 Ctrl+R
两端对齐 Ctrl+J
题注 类别：“引用”选项卡-命令：InsertCaption-新快捷键：Alt+C
交叉引用 类别：“引用”选项卡-命令：InsertReference-新快捷键：Alt+R
插入内联MathType公式 Ctrl+Alt+Q
mathtype公式与latex公式的相互转换 Alt+\ （MathTypeCommands.UlLib.MTCommand_TeXToggle）；顶部工具栏-MathType-发布-切换Tex。latex公式转mathtype公式需公式前后有（加上）$。
首行缩进2字符（自定义宏） 类别：宏-命令：首行缩进2字符-新快捷键：Alt+M
选中一行 鼠标左键三击；Home, Shift+End；End, Shift+Home
更新域 选中内容，F9
锁定域 选中内容，Ctrl+F11
解除锁定域 选中内容，Ctrl+Shift+F11

Excel

功能 快捷键
选中当前单元格所在的整行 Shift+空格
选中当前单元格所在的整列 Ctrl+空格

MathType

功能 快捷键
斜体 Ctrl+Shift+I
正体 Ctrl+Shift+N
加粗 Ctrl+Shift+B

小技巧

设置默认字体

Word

新建 Word 文档，字体-设置字体-设置为默认值。

Excel

通过修改 Excel 的文件EXCEL12.XLSX模板文件实现 Excel 默认字体的设置：

  1. 不同的操作系统或者 Office 版本下，EXCEL12 文件位置不一样，通常在C:\\Windows\\SHELLNEW\\EXCEL12下面。C:\Program Files\Microsoft Office\root\vfs\Windows\SHELLNEW
  2. 在修改 EXCEL12 文件前，先对 EXCEL12 文件做下备份吧。
  3. 打开 EXCEL12 文件，Ctrl+A 全选单元格后，修改所有单元格的字体。
  4. 右键点击“常规”，修改“常规”样式中的字体。
  5. 保存并关闭 EXCEL12 文件。

PPT

PPT 的默认字体设置与 Excel 类似，POWERPOINT.PPTX。

设置文本框的字体：

  1. 找个空白页建一个文本框。
  2. 给文本框里的字体调整成你想要的字体和格式。
  3. 右键点击文本框，在弹出的选项栏中找到“设置为默认文本框”。
  4. 这样后期增加的任何文本都是你想要的字体格式了。

visio

visio修改默认字体

  1. 顶部工具栏-文件-选项-高级-常规-勾选“以开发人员模式运行”。
  2. 顶部工具栏-开发工具-显示/隐藏-勾选“绘图资源管理器”。
  3. 绘图资源管理器窗口-样式-正常-主题-右键点击“定义样式”-更改-文本-字体设置-确定-确定。
  4. 完成。

Word

在样式栏添加永久的样式

把样式添加到 Normal 模板，这样新建 Word 文档都会显示自定义的样式。

  1. 打开已经设置好样式的文档，开始-样式-样式管理器-左栏选中样式-中间点击“复制”-关闭。

去掉页眉的横线

首先使文档置于页眉页脚的状态，在“开始”菜单的“样式”窗格里，点击“正文”就可以啦。

插入代码块

在 IDE (/Google Colab)中复制代码块，在 Word 中按源格式粘贴。

在表格中构建文档

使用表格来构建整个文档在Word中确实会受到一些限制，比如插入图表和使用某些格式化功能。为了解决这个问题，可以考虑以下几种方法：

1. 脱离表格进行编辑

方法说明： - 将报告的主体内容从表格中剪切出来，直接在Word文档中以常规文本格式排版。 - 只在需要使用表格的特定部分使用表格，如数据对比、统计信息等。

操作步骤： 1. 选择表格中的内容。 2. 右键选择“剪切”或使用快捷键Ctrl+X。 3. 在Word文档中需要的位置点击右键选择“粘贴”或使用快捷键Ctrl+V。 4. 调整原表格的部分，只保留必须使用表格的内容。

或在正常文档中编辑内容，定稿后再按源格式粘贴进表格中。

2. 使用文本框或者形状

方法说明： - 如果某部分内容需要显著区分并需置于表格内，可以使用文本框或形状来插入这些内容。 - 文本框和形状可以自由移动且支持单独的格式化和样式，有助于绕过表格的限制。

操作步骤： 1. 在“插入”菜单中选择“文本框”或“形状”，根据需求选择合适的样式。 2. 在文档中合适的位置插入选中的文本框或形状。 3. 将需要特别格式化的内容输入文本框或形状中。

3. 分节符应用

方法说明： - 使用分节符可以在同一文档中应用多种不同的页面布局和格式化。 - 这使得部分内容可以脱离普通文本的限制进行特殊处理。

操作步骤： 1. 在需要开始新格式的位置插入分节符。 - 转到“布局”选项卡，点击“分隔符”选择“下一页分节符”。 2. 在新的节中，你可以自由更改页面布局（如横向页面）或进行复杂的格式化。

4. 利用Word样式和主题

方法说明： - 使用Word的内置样式和主题功能可以快速统一并美化文档的外观，同时不需要借助表格布局就能进行有效的内容组织。

操作步骤： 1. 选中需要应用样式的文字。 2. 在“开始”选项卡的“样式”中选择适合的样式应用。

选择合适的方法取决于你的具体需要与偏好。如果开题报告要求特别严格使用表格，考虑与指导教员或相关负责人沟通可能的格式调整。

插入制表符

  1. 视图-显示-勾选标尺
  2. 在页面顶部，标尺左侧切换好制表符种类。（左对齐、居中和右对齐等）
  3. 鼠标点击某行。
  4. 直接用鼠标在页面顶部水平标尺上的相应位置点击添加一个制表符。
  5. 添加完后按“Tab”键进行对齐。（按一次Tab对齐到下一个制表符位置，再按一次对齐到下一个制表符位置）
  6. 可在水平标尺上拖动制表符以改变对齐位置。
  7. 为了更精准地设置制表符位置，可以选中文章段落，点击鼠标右键“段落”选项，在弹出来的“段落”对话框左下角点击“制表位”，然后在弹出来的“制表位”对话框进行设置。（要改数值好像只能清除后重设）

取消iSide加载项

  1. 文件-选项-加载项。
  2. 最下方：管理：“COM加载项”-转到。
  3. 取消勾选“iSide Tools”-确定。

“文本突出显示颜色”不够用？

  1. 在Word页面最上方中间点击搜索框，搜索：边框和底纹。
  2. 边框和底纹-底纹-填充-其他颜色。

表格跨页断开？

Word表格跨页断开，怎么办？

  1. 表格设置：
    1. 点击表格左上角的十字图标（全选表格），右键-表格属性。
    2. 表格-文字环绕-无。
    3. 行-取消勾选“指定高度”；勾选“允许跨页断行”；尺寸-行高值是：最小值。
    4. 确定。
  2. 段落设置：
    1. 点击表格左上角的十字图标（全选表格）。
    2. 开始-段落-段落设置（段落栏右下角小箭头）。
    3. 换行和分页-分页，取消勾选：孤行控制、与下段同页、段中不分页、段前分页。
    4. 确定。

编号列表对齐

当我添加编号列表[1]、[2]...[10]、[11]时，如何让单位数，如[1]，和双位数，如[10]的第一行和第二行（还是同一段）的缩进一致？

  1. 选中编号，右键-调整列表缩进。
    1. 编号位置：0厘米
    2. 文本缩进（实际对应“段落”-“悬挂缩进”）：1厘米（默认为0.78厘米，调大该数值已适应双位数。）
    3. 编号之后：制表符
  2. 在单位数编号与正文之间再插入一个制表符，比如，在正文中间按Tab键插入一个制表符，再剪切到单位数编号与正文之间。
  3. 完成。

新建的题注消失

情报：MicroSoft Learn社区里和互联网上能找到非常多相同的情况，最早的能看到在24年初就出现了，至今没有修复。

临时解决：打开文档再新建一遍题注，在当前文档就可以恢复显示/使用之前的题注了。

交叉引用时“引用内容”就算是选“仅标签和编号”也还是会附加上该段题注前的内容？

参考链接

在正文后先按下“Ctrl+Alt+Enter”插入样式分隔符（可实现同一行但不同样式）再插入题注。

例如：

1
公式[空格][空格][空格][空格][空格][样式分隔符](题注)

“样式分隔符”在“显示/隐藏编辑标记”下会差一个符号位置，从而影响排版。因此，排版时以“隐藏编辑标记”下为准。

默认的题注一会是中文一会是英文？

Word自动根据附近位置是中文字符还是英文字符来确定显示中文题注还是英文题注。

章标题过长导致第二行只剩一两个字

  1. 选中整个标题。

  2. 右键点击 -> “字体” -> “高级” 选项卡。

  3. 在 “间距”选项中：

    • 如果想把第二行的字提上来：选择 “紧缩”，磅值设为 0.1~0.5 磅（肉眼几乎看不出，但能省出空间）。
    • 如果想把第一行的字挤下去（凑成两行均衡）：选择 “加宽”。

    调整幅度不要过大，否则标题会显得忽松忽紧。

  4. 完成。

Excel

修改单元格的内容

光标定位单元格后，按F2键就可以把光标定位到单元格中最后一个字符后面。

在单元格内按Alt+Enter可以实现在单元格内换行。

排序时忽略首行

  • 在排序对话框中勾选“数据包含标题”。

添加选项框

  1. 选中要添加选项框的单元格-工具栏-数据-数据工具-数据验证-数据验证。
  2. 验证条件-允许：序列
  3. 验证条件-来源，添加关键词，使用英文逗号做分隔。
  4. 确定。

多属性筛选

  • 若你注重 便捷录入 和人眼可读性，且筛选统计需求普通，选择 方案一（单列，多属性用逗号分隔）。
  • 若你重视 后续精确分析、筛选、多属性统计与排序等高级功能，建议改为 方案二（多列法）。

方案一：属性多值合并于单元格，分隔符规范

推荐原因
  • 便于阅读，不增加表格宽度
  • 满足多数“单属性和简单多属性”筛选需求

推荐分隔符：英文逗号 , 或 英文分号 ;，建议整个表格统一。以 , 为例。

示例
事物名 属性
A 属性1,属性2
B 属性2,属性3
C 属性1
D 属性1,属性2,属性3

操作方法：

  1. 单属性筛选。使用“文本筛选”功能，筛选包含某个词的行即可：

    • 筛选→文本筛选→包含…（输入“属性1”等）

  2. 多属性筛选（如“属性1+属性2”）。可以继续用“文本筛选”，选择“包含”两个条件，分别输入“属性1”和“属性2”，设为“并且”的关系即可。

  3. 排序

    • 按属性列排序，就是按属性字符串的首字母排序，不一定有实质意义。
    • 若要求复杂排序（如排序“车企”优先），可以新插一列，用公式如=IF(ISNUMBER(SEARCH("属性1",B2)),1,0)辅助排序。

  4. 分类统计与计数。可以配合COUNTIF、SEARCH等进行，示例：

    • =COUNTIF(B:B,"*属性1*") 统计含“属性1”的数量。

  5. 注意事项

    • 推荐属性词语之间 不要加空格，统一数据风格。
    • 最大劣势：不能很好处理严格的单个属性排序，也不适用于复杂的多属性联合分析。

  6. 完成。

“哑变量”（多列法/One-hot编码）

推荐原因
  • 利于严谨的属性统计、分类、排序和数据分析
  • 适合少量固定属性的情况
示例结构
事物名 属性1 属性2 属性3 属性4
A 1 0 1 0
B 0 1 0 1
C 0 0 0 1
D 1 1 1 0

填写时，“拥有该属性”则为1，否则为0。

自动调节行高/列宽

  1. 选中要调节的区域。
  2. 工具栏-开始-单元格-格式-单元格大小-自动调节行高（自动调节列宽）。

PPT

默认文本框

制作好一个文本框样式后，右键文本框，点击“设置为默认文本框样式”，可节省之后调整新建文本框样式的时间。

改大页码的字号

  1. 首先打开PPT文档，然后点击上方菜单栏的“视图”菜单，接着点击“幻灯片母版”选项。
  2. 进入母版后，点击幻灯片页码处，即进入编辑状态，选择需要修改的页码。
  3. 然后点击上方菜单栏的“开始”菜单，点击修改“字号”即可。
  4. 修改好字号后，页码的内容也跟着变了，然后关闭母版即可。

水平/垂直复制图形

按住Ctrl+Shift，鼠标左键拖动图形。

使用幻灯片母版来统一格式

将整个PPT页面保存为图片

  1. 文件-另存为-（双击）“这台电脑”。
  2. 选择保存路径。
  3. 选择保存类型为“*.jpg”。
  4. 保存（可以选择只保存当前PPT页面还是所有页面）。

添加跨线符号

【记录】PPT｜PPT 箭头相交怎么跨过（跨线符号）

  1. 在两个相交线（箭头）之间插入形状“弧形”。
  2. 将弧形填充为背景色以遮挡线条。
  3. 把不想被遮挡的线条的“排列顺序”置在弧形上方。

MathType

大括号左对齐

  1. 编辑大括号：在MathType中插入大括号，并在大括号内输入公式或内容。

  2. 选择矩阵模板：选择矩阵模板中的第一行第二个模板，或者直接在大括号内编辑公式。

  3. 更改矩阵对齐方式：

    1. 将光标定位到大括号内的公式上，确保只选中公式部分，不要选中大括号。

    2. 在菜单栏中选择 格式 -> 矩阵 -> 更改矩阵。

    3. 在弹出的对话框中，找到 列对齐方式，选择 左侧，然后点击 确定 按钮。

      可以同时勾选行高相等，以解决多行上下有空白的问题。

  4. 完成。

在屏幕上插入几条竖/横线辅助排版

Word软件内部不好实现。

如果你是因为插入公式的需要，需要先把公式段落右对齐，把公式编号留在右侧，再使用空格把公式调整到页面居中的位置的话。不妨试试Word的制表符功能。插入制表符的入口在：段落-（左下角）制表符。开启“标尺”的功能在：顶部栏-视图-显示-勾选“标尺”。

在 Windows 11 系统上，目前暂时没有找到除了Quicker提供的动作库以外更好的解决方法。

参考链接

软件工具库
Office排版与技巧
http://zeyulong.com/posts/2f2c4461/
作者
龙泽雨
发布于
2024年10月17日
许可协议