Office排版与技巧

本文主要分享了 Microsoft Office 的排版与技巧。

文档排版步骤

例如，当对参考文献列表中的文献条目进行插入、删除等操作后，引用编号不会随之更新。若要更新引用编号，则需进行以下操作：

• 按 Ctrl+A 快捷键选中全文，然后按 F9 键即可更新引用编号。

• 或者选中需要更新编号的部分，点击鼠标右键，选择更新域代码即可。

1. 审阅原文档中设置在文中的样式。显示、更新正文、标题和题注样式。标题样式

   原文档设置过的样式会随着样式被修改而自动更新。如果牵一发而动全身的话，不妨新建样式，需要时点击应用。

2. 设置多级标题样式。

3. （参考文献处）插入和设置各处的分节符（方便不同页码格式）。

4. 设置脚注、尾注。

5. （文献编号样式）。

6. 图片大小。

7. 公式、图、表标号和引用使用“引用”选项卡中的“插入题注”和“交叉引用”。交叉引用

8. 插入参考文献。

字体与段落

字体

字体字号磅数大小对照表:

中文字号	英文字号（磅）	毫米	像素
1英寸	72pt	25.30mm	95.6px
大特号	63pt	22.14mm	83.7px
特号	54pt	18.97mm	71.7px
初号	42pt	14.82mm	56px
小初	36pt	12.70mm	48px
一号	26pt	9.17mm	34.7px
小一	24pt	8.47mm	32px
二号	22pt	7.76mm	29.3px
小二	18pt	6.35mm	24px
三号	16pt	5.64mm	21.3px
小三	15pt	5.29mm	20px
四号	14pt	4.94mm	18.7px
小四	12pt	4.23mm	16px
五号	10.5pt	3.70mm	14px
小五	9pt	3.18mm	12px
六号	7.5pt	2.56mm	10px
小六	6.5pt	2.29mm	8.7px
七号	5.5pt	1.94mm	7.3px
八号	5pt	1.76mm	6.7px

段落

在 “页面设置”-“文档网格” 的“行数”栏中有一个“跨度”值，这个“跨度”就是1倍行距，行距的倍数就受到“跨度”的影响。例如，1.5倍行距就是“跨度”的1.5倍。因此，不同字体大小的行间距的1.5倍也是完全不同的。

A4: 1.5倍行距——固定值24.5磅。

标题样式

原文档设置过的样式会随着样式被修改而自动更新。如果牵一发而动全身的话，不妨新建样式，需要时点击应用。

1. 开始-样式-翻动找到想要修改的样式-右键-修改。
   1. 对于没有找到的样式: 点击“更多”（点击样式栏右下角）打开“样式”窗口-点击底部的“管理样式”-推荐-翻动选中想要显示的样式-设置查看推荐的样式时是否显示该样式: 显示。
   2. 对于不希望显示在样式栏的样式，选择“使用前隐藏”。
   3. 同时，可以通过“设置按推荐的顺序排序时所采取的优先级”来调整显示在样式栏的顺序。
2. 打开“修改样式”窗口后，修改: 样式基准、后续段落样式；点击左下角“格式”，修改字体、段落。
3. 依次修改正文、各级标题和题注样式。其中，尤其是正文的样式，修改后可能会直接改变原文档的排版。因此建议新建样式，例如“正文-1”。然后在设置各级标题和题注样式时，在“后续段落样式”处选择“正文-1”。

多级标题

前期工作：设置好各级标题的样式。

注意调整位置-文本缩进位置。

1. 开始-段落-多级列表-定义新的多级列表。

2. 打开定义新多级列表窗口后，首先点击左下角的”更多“。

   1. 单击要修改的级别: 1。
   2. 将级别链接到样式: 标题 1
   3. 编号格式-此级别的编号样式。
   4. 编号格式-输入编号的格式。
   5. 位置（-设置所有级别）-编号对齐方式、对齐位置、文本缩进位置。
   6. 编号之后: 空格。
   7. 依次修改各级别。
   8. 确定。

3. 后续希望继续修改当前的多级标题样式时，仍然是开始-段落-多级列表-定义新的多级列表。

交叉引用

前期工作：设置完“题注”的样式和多级标题。

交叉引用和文献标号绑定，只有对标号的操作才会导致更新的发生。即只对文献的增加和删除，更新阈操作才有效。其他操作会导致找不到引用源或者出现错误引用，如本来标号为[2]和[3]的参考文献，你只将[2]和[3]后面的内容进行交换，此时对文章进行更新阈，并不会导致文中的参考文献引用的变化。此处需要将[3]删除，然后再插入到[2]前面，或者其他类似的做法，这样可以使得更新阈操作有效。

1. 引用-题注-插入题注-打开“题注”窗口。
2. 如果没有想要的标签，可以点击选项-“新建标签”。
3. 点击“编号”，选择想要的编号格式。（可能需要提前正确设置好多级标题样式）
4. 插入题注后，在需要引用的地方，点击“引用”-题注-交叉引用。
5. 在“交叉引用”窗口设置“引用类型”、“引用内容”，选择“引用哪一个题注”后，点击右下角“插入”。

分节符

如何给文档分节呢？只要在每一个要分节部分的第一个字的前面插入分节符即可。例如：我们给第一部分和第二部分分节，就把光标置于摘要前面，点击“布局”-“页面设置”-“分隔符”-“分节符”-“下一页”即可。

点击“开始”-“段落”-“显示/隐藏编辑标记”按钮，可显示或隐藏分节符。

尾注

运用插入尾注的方法来插入参考文献比较简单，适用于我们写期刊文献。在 Word 中可以通过双击标注到指定参考文献位置，或者双击参考文献自动定位到文中引用的地方，非常方便。

• 基本操作：

  1. 打开Word，指定需要添加参考文献的地方，选择引用-插入尾注。

  2. 从知网上复制参考文献，并粘贴到所需插入的位置。

• 设置尾注格式：

  • Word 默认情况下，在第一篇参考文献前面有一条短横线，如果参考文献跨页了，在跨页的地方还有一条长横线，这些线无法选中，也无法删除。这是尾注的标志，但一般科技论文格式中都不能有这样的线，删除办法如下：
    1. 切换到大纲视图：视图-视图-大纲。
    2. 切换到大纲视图后，引用-显示备注。
    3. 左下角选择“尾注分隔符”，这时那条短横线出现了，选中它，删除。
    4. 再在下拉菜单中选择“尾注延续分隔符”，这是那条长横线出现了，选中它，删除。
    5. 完成后，视图-视图-页面视图。横线消失了。
  • 删除尾注开头的空行。空行是因为删除了尾注横线后所留。
    1. 如上操作，视图-草稿；引用：显示备注；尾注：尾注分隔符 & 尾注延续分隔符-右键：段落-行距：固定值，0.7 磅（够小就行）。

• 更改编号格式（i, ii -> 1, 2）：

  1. 引用-脚注-更多（点击脚注栏右下角）。
  2. “脚注和尾注”窗口-格式-编号格式-应用。

• 给正文尾注左右添加中括号：

  1. 开始-编辑-替换-更多-特殊格式-尾注标记。也可以直接在“查找内容”处输入: ^e。
  2. 在“替换为”处输入: [^&]。

• [1][2] 变 [1,2]

  1. 选中中间的][，右键-字体-效果-勾选: 隐藏。
  2. 在[12]的12中间添加一个,，后选中,-开始-字体-设置为上标。

• 在任意位置处添加尾注（参考文献）：

  1. 引用-脚注-更多（点击脚注栏右下角）。
  2. “脚注和尾注”窗口-位置-尾注: 节的结尾-应用更改-将更改应用于: 本节-窗口右下角:应用。
  3. 自定义各节的结尾是否显示尾注（一般在参考文献节显示，其它节不显示）：
     1. 布局-页面设置-更多（点击页面设置栏右下角）。
     2. 页面设置窗口-布局-节-不勾选“取消尾注”。

插入参考文献

方法一: 使用尾注。

方法二: 使用交叉引用。

1. 首先在参考文献部分使用列表编辑参考文献。单击“开始—>段落—>编号”定义并插入一个方括号样式的列表。按照文章中参考文献出现顺序编辑参考文献列表。
2. 将光标置于正文需要引用参考文献的地方，选择“插入—>交叉引用—>编号项”，在编号项列表中找到需要引用的参考文献，引用内容选择段落编号，点击插入即可在正文部分插入引用编号。
3. 当对参考文献列表中的文献条目进行插入、删除等操作后，引用编号不会随之更新。若要更新引用编号，则需进行以下操作：按 Ctrl+A 快捷键选中全文，然后按 F9 键即可更新引用编号。或者选中需要更新编号的部分，点击鼠标右键，选择更新域代码即可。
4. 其它对参考文献的格式配置见此处。

手写样式

1. 下载手写字体，例如“陈静的字完整版”、“萌妹子体”和“李国夫手写体”。

2. （可选）制作一个属于你自己的字体，例如，方正有一个APP现在叫手迹造字。

3. 在 Word 中，依次点击”文件”->”选项”->”信任中心”->”信任中心设置”->”宏设置”-”启用所有宏设置”。

4. 依次点击”视图”->”宏”，输入名字，”字体修改”，在跳出来的窗口中，复制进代码：

   Sub 字体修改()
   '
   ' 字体修改 宏
   '
       Dim R_Character As Range
   
   
       Dim FontSize(5)
       ' 字体大小在5个值之间进行波动，可以改写
       FontSize(1) = "21"
       FontSize(2) = "21.5"
       FontSize(3) = "22"
       FontSize(4) = "22.5"
       FontSize(5) = "23"
   
   
   
       Dim FontName(3)
       '字体名称在三种字体之间进行波动，可改写，但需要保证系统拥有下列字体
       FontName(1) = "陈静的字完整版"
       FontName(2) = "萌妹子体"
       FontName(3) = "李国夫手写体"
   
       Dim ParagraphSpace(5)
       '行间距 在一定以下值中均等分布，可改写
       ParagraphSpace(1) = "12"
       ParagraphSpace(2) = "13"
       ParagraphSpace(3) = "20"
       ParagraphSpace(4) = "7"
       ParagraphSpace(5) = "12"
   
       '不懂原理的话，不建议修改下列代码
   
       For Each R_Character In ActiveDocument.Characters
   
           VBA.Randomize
   
           R_Character.Font.Name = FontName(Int(VBA.Rnd * 3) + 1)
   
           R_Character.Font.Size = FontSize(Int(VBA.Rnd * 5) + 1)
   
           R_Character.Font.Position = Int(VBA.Rnd * 3) + 1
   
           R_Character.Font.Spacing = 0
   
   
       Next
   
       Application.ScreenUpdating = True
   
   
   
       For Each Cur_Paragraph In ActiveDocument.Paragraphs
   
           Cur_Paragraph.LineSpacing = ParagraphSpace(Int(VBA.Rnd * 5) + 1)
   
   
       Next
           Application.ScreenUpdating = True
   
   
   End Sub

5. 完成。

小技巧

设置默认字体

Word

新建 Word 文档，字体-设置字体-设置为默认值。

Excel

通过修改 Excel 的文件EXCEL12.XLSX模板文件实现 Excel 默认字体的设置：

1. 不同的操作系统或者 Office 版本下，EXCEL12 文件位置不一样，通常在C:\\Windows\\SHELLNEW\\EXCEL12下面。C:\Program Files\Microsoft Office\root\vfs\Windows\SHELLNEW
2. 在修改 EXCEL12 文件前，先对 EXCEL12 文件做下备份吧。
3. 打开 EXCEL12 文件，Ctrl+A 全选单元格后，修改所有单元格的字体。
4. 右键点击“常规”，修改“常规”样式中的字体。
5. 保存并关闭 EXCEL12 文件。

PPT

PPT 的默认字体设置与 Excel 类似，POWERPOINT.PPTX。

设置文本框的字体：

1. 找个空白页建一个文本框。
2. 给文本框里的字体调整成你想要的字体和格式。
3. 右键点击文本框，在弹出的选项栏中找到“设置为默认文本框”。
4. 这样后期增加的任何文本都是你想要的字体格式了。

在样式栏添加永久的样式

把样式添加到 Normal 模板，这样新建 Word 文档都会显示自定义的样式。

1. 打开已经设置好样式的文档，开始-样式-样式管理器-左栏选中样式-中间点击“复制”-关闭。

去掉页眉的横线

首先使文档置于页眉页脚的状态，在“开始”菜单的“样式”窗格里，点击“正文”就可以啦。

插入代码块

在 IDE (/Google Colab)中复制代码块，在 Word 中按源格式粘贴。

改大 PPT 里页码的字号

1. 首先打开PPT文档，然后点击上方菜单栏的“视图”菜单，接着点击“幻灯片母版”选项。
2. 进入母版后，点击幻灯片页码处，即进入编辑状态，选择需要修改的页码。
3. 然后点击上方菜单栏的“开始”菜单，点击修改“字号”即可。
4. 修改好字号后，页码的内容也跟着变了，然后关闭母版即可。

参考链接

• Word字体大小对照换算表(字号、磅、英寸、像素)
• 毕业论文排版小技巧——图表自动编号及常见错误
• 期刊论文插入参考文献(Word尾注插入法，简单适用)
• 插入参考文献的方法之利用Word自带的交叉引用功能插入参考文献
• Excel默认字体设置，有效！！！
• PPT里面怎么把页码的数字改大点？
• 如何让 Word 打印出来的字体看起来像手写的？
• 造一个属于你自己的字体